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Qu'est-ce qu'un Corporate Event Management Software (ou CEMS) ? 

Un Corporate Event Management Software est une solution permettant de réserver des prestation événementielles professionnelles tout en pilotant les dépenses événementielles d’une entreprise. 

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Explications

Qu’appelle-t-on "simple meeting & events" ? 

Ce sont les événements ne nécessitant pas de prestation plus complexe que la location de salle, d’audiovisuel et de traiteur.

Historiquement, il a toujours été difficile pour les entreprises d’avoir de la visibilité et d’analyser leurs dépenses événementielles, surtout pour ce qui concerne les ‘simple meeting & events’ qui représentent jusqu’à 80% du volume d’événements organisés par les entreprises. 

Plusieurs raisons à cela : il y a beaucoup d’acteurs différents au sein d’une même entreprise qui réservent des événements (i.e. département marketing/communication, ressource humaine, l’office manager, les assistant.e.s de direction), une grande gamme d’événements différents difficilement classifiables (i.e. réunions d’équipe hors du bureau, séminaire interne au vers, conférence client, soirée de noël), différents modes de paiement (i.e. virement comptable, note de frais, carte bleue corporate, carte logée) et des méthodes très diverses de réservation (i.e. recherche en ligne, via une agence, en direct). 

Grâce aux nouvelles plateformes de Corporate Event Management, il est désormais possible de suivre et piloter ses dépenses événementielles.

Comment ça fonctionne ?

La clé pour installer ce type d’outils dans une entreprise c’est d’assurer l’adoption par les utilisateurs. Pour cela, le CEMS repose sur deux éléments indissociables : la technologie et le service. Il inclut :

  • une plateforme de réservation de prestations ergonomique et digitale permettant de recevoir des devis en ligne, d’échanger avec les prestataires et de comparer et valider ses devis 

  • les conseils d’une équipe dédiée qui accompagne les réservataire tout au long de leur processus de recherche et de réservation.

1. Offrir une expérience incomparable aux réservataires

Qu'appelle-t-on "les réservataires" ? 

Ce sont les personnes qui organisent des événements.

2. Contrôler les dépenses événementielles

Le Corporate  Event Management Software va permettre aux directions financières et achats de :

  • digitaliser leurs politiques d’achats : intégration des CGA, mise en place de seuils budgétaires et de circuits de validation

  • réduire les coûts administratifs : grâce au code fournisseur unique pour toutes les prestations événementielles et au processus de facturation digitalisé sans oublier la récupération de la TVA.

3. Piloter et optimiser les achats de prestations événementielles

A partir du moment où les organisateurs d’événements commencent à réserver leurs prestations sur le CEMS, les données vont être disponibles et analysables par les administrateurs puisque tout le processus de réservation est digitalisé depuis la demande de devis jusqu’à la facturation. 

Les directions financières et achats vont ainsi avoir accès à un outil de pilotage leur permettant de prendre des décisions informées en visualisant leurs dépenses :

  • par utilisateur

  • par département

  • par centre de coûts

  • par type d’événement

Elles vont aussi pouvoir avoir une vision globale de l’ensemble des événements et leur statut (en attente, confirmés, à venir, annulés, effectués) et de la facturation (facture envoyée, règlement en attente, facture payée, etc.). 

L’analyse des données événementielles leur permettra de mettre en place des actions correctrices (i.e. modification des seuils budgétaires, de la politique interne)  lorsque c’est nécessaire ou de mettre en place de nouveaux processus (i.e. circuits de validation, négociation de contrats avec les lieux les plus souvent utilisés, sensibilisation aux bonnes pratiques)

Attention, le CEMS est à ne pas confondre avec l’Event Management Software qui lui permet la gestion des inscrits en amont et le jour de votre événement !

Découvrir le CEMS Kactus

Historiquement, il a toujours été difficile pour les entreprises d’avoir de la visibilité et d’analyser leurs dépenses événementielles, surtout pour ce qui concerne les ‘simple meeting & events’ qui représentent jusqu’à 80% du volume d’événements organisés par les entreprises. 

Qu’appelle-t-on "simple meeting & events" ? 

Ce sont les événements ne nécessitant pas de prestation plus complexe que la location de salle, d’audiovisuel et de traiteur.

Plusieurs raisons à cela : il y a beaucoup d’acteurs différents au sein d’une même entreprise qui réservent des événements (i.e. département marketing/communication, ressource humaine, l’office manager, les assistant.e.s de direction), une grande gamme d’événements différents difficilement classifiables (i.e. réunions d’équipe hors du bureau, séminaire interne au vers, conférence client, soirée de noël), différents modes de paiement (i.e. virement comptable, note de frais, carte bleue corporate, carte logée) et des méthodes très diverses de réservation (i.e. recherche en ligne, via une agence, en direct). 

Grâce aux nouvelles plateformes de Corporate Event Management, il est désormais possible de suivre et piloter ses dépenses événementielles.